XRechnung vs ZUGFeRD – Welches Format passt zu Ihnen?

Was sind XRechnung und ZUGFeRD eigentlich?

Wenn Sie als Händler Geräte an Kunden in verschiedenen Regionen verkaufen, kommen Sie um das Thema E-Rechnung nicht mehr herum. Die beiden wichtigsten unterschiede e-rechnung formate in Deutschland heißen XRechnung und ZUGFeRD – aber was genau verbirgt sich dahinter?

XRechnung

XRechnung ist der deutsche Standard speziell für E‑Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Das Format besteht aus einer reinen XML-Datei mit klar definierten Datenfeldern, die keine eingebaute visuelle Darstellung mitbringt. XRechnung setzt die EU‑Norm EN 16931 national um und ergänzt sie um zusätzliche deutsche Geschäftsregeln. Wenn Sie an Behörden, Kommunen oder staatliche Einrichtungen verkaufen, führt an XRechnung praktisch kein Weg vorbei. Die Nutzung erfolgt typischerweise über das Peppol‑Netzwerk oder spezielle Portale der öffentlichen Hand.

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein von der Wirtschaft initiiertes, branchenübergreifendes Format, das primär für B2B‑Rechnungen entwickelt wurde. Seit Version 2.x ist es aber auch für den B2G‑Bereich geeignet. Das Besondere: ZUGFeRD ist ein hybrides Format, bestehend aus einem PDF/A‑3‑Dokument mit eingebetteter XML‑Datei (zugferd-invoice.xml). Sie können die Rechnung also ganz normal im PDF‑Reader öffnen und lesen, während gleichzeitig alle strukturierten Daten für die automatische Verarbeitung vorhanden sind.

Viele Unternehmen nutzen heute ZUGFeRD für ihre gewerblichen Kunden und XRechnung für öffentliche Auftraggeber. Seit ZUGFeRD Version 2.1 ist das Format EN‑16931‑konform und technisch an XRechnung angeglichen.

Technische Unterschiede: So funktionieren die Formate unter der Haube

Die technischen unterschiede e-rechnung formate zwischen XRechnung und ZUGFeRD sind erheblich, auch wenn beide letztlich dasselbe Ziel verfolgen: strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsdaten.

XRechnung technisch

XRechnung kommt als reine XML‑Datei daher. Sie können zwischen zwei XML‑Syntaxen wählen: UBL (Universal Business Language) oder CII (Cross Industry Invoice). Beide sind laut EU‑Norm EN 16931 zulässig. Die Datei enthält ausschließlich strukturierte Daten – keine Formatierung, kein Layout, keine visuelle Darstellung. Wenn Sie eine XRechnung öffnen wollen, brauchen Sie entweder ein spezielles Anzeigeprogramm oder ein ERP‑System, das die Daten interpretiert und darstellt.

ZUGFeRD technisch

ZUGFeRD ist ein PDF/A‑3‑Dokument mit eingebetteter XML. Diese XML nutzt ausschließlich die CII-Syntax; UBL wird nicht unterstützt. Das PDF können Sie ganz normal mit jedem PDF‑Reader öffnen und lesen – es sieht aus wie Ihre gewohnte Rechnung. Die maschinenlesbaren Daten stecken unsichtbar im Anhang des PDFs.

Weitere Unterschiede: XRechnung ist standardmäßig Peppol‑fähig; ZUGFeRD‑PDFs werden oft per E‑Mail oder über Datenaustauschplattformen übertragen. Eine reine XML ist meist kleiner als ein PDF mit eingebetteter XML, was bei hohen Volumina Speicher und Übertragung beeinflusst.

Profile, Normen und rechtliche Anforderungen verstehen

Beide Formate müssen die europäische Norm EN 16931 erfüllen – das ist die gemeinsame Basis. Die Details unterscheiden sich jedoch.

XRechnung: nationale Regeln

XRechnung ergänzt EN 16931 um 21 nationale Geschäftsregeln und spezifische deutsche Anforderungen (z. B. Leitwege‑IDs oder Haushaltsmerkmale). XRechnung definiert einen festen Pflicht‑ und Kann‑Datenumfang und kennt keine Profile.

ZUGFeRD: Profile und Flexibilität

ZUGFeRD bietet mehrere Profile:

• Basic – minimaler Datensatz für einfache Rechnungen
• Comfort – erweiterter Umfang für Standard‑B2B‑Austausch
• Extended – alle EN‑16931‑Daten, für komplexe Szenarien
• XRechnung‑Profil – erfüllt Anforderungen der XRechnung für B2G

Wichtig: Viele öffentliche Auftraggeber akzeptieren beim XRechnung‑Profil nur die reine XML, nicht das PDF‑Hybrid. Rechtlich sind beide Formate sicher, solange die korrekte Version und das richtige Profil genutzt werden.

Vor- und Nachteile für Ihren Geschäftsalltag

Die praktische Relevanz von xrechnung vs zugferd zeigt sich im Arbeitsalltag: Automatisierung, Lesbarkeit und Akzeptanz bei Kunden entscheiden.

Vorteile von XRechnung

• Hoher Automatisierungsgrad – ideal für durchgehende digitale Verarbeitung.
• Pflichtstandard bei öffentlichen Auftraggebern – gesetzeskonform.
• Zukunftssichere Investition dank klar definierter Regeln und breiter Unterstützung.

Nachteile von XRechnung

• Keine direkt lesbare Darstellung – Viewer oder ERP‑System nötig.
• Für kleine Betriebe ohne E‑Rechnungssoftware oft eine Hürde.

Vorteile von ZUGFeRD

• Lesbares PDF plus eingebettete XML – flexibel für Mensch und Maschine.
• Profile (Basic → Extended) erlauben schrittweisen Einstieg.
• Kompatibel mit Factur‑X (Frankreich) – vorteilhaft für grenzüberschreitende Geschäfte.

Nachteile von ZUGFeRD

• Nur CII‑Syntax – kein UBL.
• Für B2G oft komplizierter: viele Behörden verlangen die reine XML.
• Peppol‑Integration nicht so nahtlos wie bei XRechnung.

Praxisbeispiel: Ein Elektrogroßhändler nutzt ZUGFeRD für 200 gewerbliche Stammkunden (wegen PDF‑Lesbarkeit) und parallel XRechnung‑XML für Schulen und städtische Einrichtungen. Die Software entscheidet automatisch nach Kundentyp.

Wann brauchen Sie welches Format?

Die Wahl hängt von Ihren Geschäftspartnern und Prozessen ab. Hier die praxisnahe Empfehlung:

Sie sollten primär auf XRechnung setzen, wenn:

• Sie überwiegend an öffentliche Auftraggeber liefern.
• Kunden explizit XRechnung vorschreiben oder nur bestimmte Portale akzeptieren.
• Sie maximale Automatisierung anstreben und auf eine sichtbare PDF verzichten können.

Sie sollten primär auf ZUGFeRD setzen, wenn:

• Ihre Hauptkunden Unternehmen (B2B) sind.
• Ihre Kunden heterogen sind und viele das PDF visuell prüfen wollen.
• Sie internationale Geschäfte (z. B. Frankreich) abwickeln oder schrittweise einsteigen möchten.

Empfehlung: In vielen Fällen ist die beste Lösung beides parallel. Moderne Rechnungssoftware und Plattformen wie e-rechn.de unterstützen in der Regel beide Formate und erlauben die Formatwahl pro Kunde.

Die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick

Kurzfassung der zentralen Unterscheidungsmerkmale:

• Datenstruktur & Lesbarkeit: XRechnung = reine XML (maschinell lesbar); ZUGFeRD = PDF/A‑3 mit eingebetteter XML (hybrid, menschlich lesbar).
• XML‑Syntax: XRechnung unterstützt UBL & CII; ZUGFeRD nutzt nur CII.
• Einsatzschwerpunkt: XRechnung = B2G; ZUGFeRD = B2B (mit XRechnung‑Profil ab 2.1 auch B2G‑fähig, aber oft nicht akzeptiert).
• Profile: XRechnung ohne Profile; ZUGFeRD mit Basic, Comfort, Extended, XRechnung‑Profil.
• Übertragung: XRechnung ist Peppol‑freundlich; ZUGFeRD meist E‑Mail/Download/Datenaustausch.

Fazit: Oft ist die inhaltliche XML identisch, der Hauptunterschied liegt in der Verpackung (PDF vs. reine XML).

E‑Rechnungen erstellen: Praktische Lösungen für Händler

Sie haben mehrere Möglichkeiten, XRechnung und ZUGFeRD zu erzeugen:

1. ERP‑ oder Buchhaltungssoftware mit E‑Rechnungs‑Modul

Viele Systeme (DATEV, SAP, Lexware, sevdesk etc.) unterstützen beide Formate. Vorteil: Integration in bestehende Prozesse. Nachteil: Kosten für Software/Module.

2. Spezialisierte E‑Rechnungs‑Tools

Plattformen wie e-rechn.de sind auf EU‑konforme E‑Rechnungen spezialisiert, oft günstiger und einfach zu bedienen. Ideal, wenn Sie keine umfangreiche ERP‑Landschaft benötigen.

3. API‑Integration

Für Onlineshops oder automatisierte Systeme gibt es APIs, die E‑Rechnungen programmatisch erzeugen. Effizient bei großen Volumina, aber technisches Know‑how erforderlich.

4. Konvertierungstools

Bestehende PDFs lassen sich mit Tools nachträglich in ZUGFeRD oder XRechnung konvertieren. Ergebnisqualität variiert – eine native Generierung ist meist zuverlässiger.

Wichtiger Tipp: Validieren Sie erstellte Dateien mit offiziellen Prüftools (z. B. die Prüfwerkzeuge der Koordinierungsstelle für IT‑Standards für XRechnung). Nur konforme Dateien werden vom Empfänger akzeptiert.

Testen Sie die Erstellung mit wenigen Kunden oder Dummy‑Rechnungen und lassen Sie Empfänger bestätigen, dass die Verarbeitung funktioniert, bevor Sie das Format breit ausrollen.