E-Rechnung kostenlos Praxis-Leitfaden für Buchhalter

E-Rechnung kostenlos erstellen - Der praktische Leitfaden für Buchhalter 2025

Geschätzte Lesezeit: 8 Minuten

Key Takeaways

• Ab 2025 werden E-Rechnungen für B2B-Transaktionen Pflicht in Deutschland.
• Kostenlose Online-Generatoren wie SpikeTime, PDF24 und XRechnung-erstellen.com ermöglichen die Erstellung ohne Installation.
• XRechnung und ZUGFeRD sind die anerkannten Standard-Formate.
• Automatische Validierung reduziert Fehler und Ablehnungen.
• Bestehende PDF-Rechnungen lassen sich in E-Rechnungen umwandeln.

Inhaltsverzeichnis

• 1. Warum E-Rechnungen ab 2025 für jeden Buchhalter wichtig werden
• 2. Die besten kostenlosen Online-Generatoren für E-Rechnungen
• 3. Kostenlose Software-Lösungen im Vergleich
• 4. XRechnung und ZUGFeRD - Die wichtigsten Formate verstehen
• 5. So erstellen Sie Ihre erste E-Rechnung in 10 Minuten
• 6. Besondere Funktionen die Zeit sparen
• 7. Wann lohnt sich ein Premium-Tool
• 8. Praktische Tipps für Buchhalter im Alltag
• FAQ

1. Warum E-Rechnungen ab 2025 für jeden Buchhalter wichtig werden

Die digitale Rechnung erstellen wird ab 2025 keine Option mehr sein, sondern gesetzliche Pflicht für alle B2B-Geschäfte in Deutschland. Als Buchhalter stehen Sie damit vor einer wichtigen Umstellung, die aber auch große Chancen bietet. Die gute Nachricht: Sie müssen dafür keinen Cent ausgeben.

Persönliche Anmerkung: Ich erinnere mich noch gut an meine erste Reaktion, als ich von der E-Rechnungspflicht hörte. "Wieder eine neue Regelung", dachte ich. Aber nach ein paar Wochen Arbeit mit E-Rechnungen wollte ich nicht mehr zurück zu den alten PDF-Dateien. Die Zeitersparnis ist enorm, wenn man erstmal den Dreh raus hat.

Die Umstellung spart Zeit und reduziert Fehler durch automatische Validierung.

Viele kostenlose Tools erfüllen mittlerweile alle gesetzlichen Anforderungen. Das bedeutet: kein Budget nötig, keine IT-Abteilung erforderlich, keine monatelange Einarbeitungszeit.

2. Die besten kostenlosen Online-Generatoren für E-Rechnungen

Online-Generatoren sind die schnellste Lösung, wenn Sie eine E-Rechnung kostenlos erstellen möchten. Diese Tools funktionieren direkt im Browser, ohne Installation oder langwierige Registrierung.

SpikeTime

SpikeTime ist mein persönlicher Favorit für schnelle Rechnungen ohne Anmeldung. Sie geben einfach Ihre Daten ins Formular ein oder laden eine bestehende PDF-Rechnung hoch. Das System generiert dann automatisch die E-Rechnung im korrekten Format. Ich habe das für einen Mandanten getestet – nach 5 Minuten war die konforme E-Rechnung erstellt.

PDF24 Generator

PDF24 bietet einen soliden Generator, der sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung unterstützt. Besonders praktisch: Sie können bestehende PDF-Rechnungen in E-Rechnungen konvertieren, falls Sie bereits Vorlagen haben.

XRechnung-erstellen.com

XRechnung-erstellen.com konzentriert sich auf das XRechnung-Format und bietet eine automatische Konformitätsprüfung. Alle Pflichtfelder sind mit einem Sternchen markiert, sodass Sie nichts vergessen können.

Was alle diese Generatoren gemeinsam haben: Sie sind wirklich kostenlos, ohne versteckte Gebühren oder Abo-Fallen. Natürlich bieten manche Premium-Versionen an, aber für die grundlegende E-Rechnungserstellung reichen die kostenlosen Funktionen völlig aus.

3. Kostenlose Software-Lösungen im Vergleich

Wenn Sie regelmäßig digitale Rechnungen erstellen müssen, lohnt sich ein Blick auf vollwertige Software-Lösungen mit kostenlosen Versionen. Diese bieten mehr Komfort als einfache Online-Generatoren.

Accountable

Accountable ist besonders benutzerfreundlich und bietet im kostenlosen Basis-Tarif unbegrenzte E-Rechnungen. Die App funktioniert im Browser und auf dem Smartphone. Sie wählen zwischen PDF, ZUGFeRD oder XRechnung; das System generiert die strukturierten XML-Daten automatisch.

sevdesk

sevdesk stellt einen Generator zur Verfügung, der komplett ohne Registrierung auskommt. Zusätzlich gibt es eine dauerhaft kostenlose Vollversion der E-Rechnungssoftware.

WISO Mein Büro

Viele Buchhalter kennen WISO Mein Büro bereits. Die Software bietet kostenlose E-Rechnungs-Funktionen und integriert sich gut, wenn Sie bereits andere WISO-Produkte nutzen.

Vorteile gegenüber Generatoren: Kundendaten speichern, Vorlagen anlegen, wiederkehrende Rechnungen automatisieren, GoBD-konforme Archivierung.

4. XRechnung und ZUGFeRD - Die wichtigsten Formate verstehen

Als Buchhalter müssen Sie die beiden Standard-Formate kennen. Beide sind gesetzlich anerkannt, funktionieren aber unterschiedlich.

Was ist XRechnung

XRechnung ist ein reines XML-Format, also eine strukturierte Datendatei ohne visuelle Darstellung. Für öffentliche Auftraggeber ist dieses Format bereits seit 2020 vorgeschrieben. Die XML-Datei enthält alle Rechnungsinformationen in maschinenlesbarer Form.

Was ist ZUGFeRD

ZUGFeRD kombiniert ein normales PDF mit eingebetteten XML-Daten. Der Empfänger sieht eine normale Rechnung im PDF-Reader, aber die maschinenlesbaren Daten sind trotzdem enthalten. Für die meisten Anwendungsfälle ist ZUGFeRD praktischer.

Wann welches Format nutzen

Praxis-Tipp: Nutzen Sie ZUGFeRD als Standard für normale Geschäftskunden und XRechnung nur, wenn es explizit gefordert wird. Archivieren Sie stets die originale E-Rechnung (XML oder ZUGFeRD-PDF), nicht nur einen Ausdruck.

5. So erstellen Sie Ihre erste E-Rechnung in 10 Minuten

Die erste E-Rechnung kostenlos erstellen klingt komplizierter als sie ist. Hier der Prozess, den ich meinen Mandanten erkläre:

• Schritt 1: Tool auswählen und öffnen (z. B. e-rechn.de, SpikeTime oder PDF24).
• Schritt 2: Firmendaten eingeben (Name, Adresse, Steuernummer, USt-ID).
• Schritt 3: Kundendaten erfassen (Name, Adresse, USt-ID bei B2B).
• Schritt 4: Rechnungspositionen anlegen (Beschreibung, Menge, Einzelpreis).
• Schritt 5: Zahlungsinformationen hinzufügen (IBAN, BIC, Zahlungsziel).
• Schritt 6: Validierung durchführen lassen – grünes Häkchen = alles korrekt.
• Schritt 7: E-Rechnung generieren und herunterladen (XML bei XRechnung oder PDF+XML bei ZUGFeRD).
• Schritt 8: Versenden per E-Mail oder über Plattformen.

Häufige Fehler vermeiden: Vergessen der Steuernummer, unpräzise Leistungsbeschreibung, fehlende Zahlungsinformationen. In meinem ersten Versuch habe ich die XRechnung ohne Hinweis verschickt – das führte zu Rückfragen. Seither versende ich eine kurze Anleitung mit.

6. Besondere Funktionen die Zeit sparen

Einige Features beschleunigen die tägliche Arbeit erheblich. Viele davon sind auch in kostenlosen Tools verfügbar:

• PDF zu E-Rechnung konvertieren: Besonders praktisch, wenn Sie bestehende Vorlagen behalten wollen (z. B. PDF24).
• Automatische Validierung: Verhindert Ablehnungen durch Rechnungsempfänger.
• Vorlagen nutzen: Musterrechnung anlegen, dann nur noch Datum und Kundeninfo anpassen.
• Mehrsprachige Rechnungen: Für grenzüberschreitende Geschäfte nützlich.
• Stapelverarbeitung: Mehrere Rechnungen gleichzeitig generieren spart enorm Zeit.

7. Wann lohnt sich ein Premium-Tool

Kostenlose Tools sind für viele Anwendungsfälle ausreichend. Premium-Tools bieten Zusatznutzen, der sich je nach Volumen lohnen kann.

• Accountable: Ab ca. 12 €/Monat mit erweiterten Buchhaltungsfunktionen – sinnvoll für Selbstständige, die alles digital abwickeln wollen.
• XRechnung-erstellen.com: Ab ca. 10 €/Monat bei höheren Rechnungshöhen.
• DATEV: E-Rechnungsplattformen bieten oft kostenlose Basisdienste, aber kostenpflichtige Integrationen und Archivierungsoptionen.

Regel: Bis ~20 Rechnungen pro Monat reichen meist kostenlose Tools. Wenn Sie Support, automatische Mahnungen oder erweiterte Integrationen benötigen, prüfen Sie Premium-Angebote.

8. Praktische Tipps für Buchhalter im Alltag

• Workflow optimieren: Feste Zeiten für Rechnungserstellung, Checkliste mit Pflichtangaben.
• Archivierung: 10 Jahre Aufbewahrungspflicht – klare Ordnerstruktur und Backups.
• Kundenkommunikation: Proaktive Anleitung für Kunden, die E-Rechnungen zum ersten Mal erhalten.
• Tool-Mix: Verschiedene Tools für unterschiedliche Szenarien testen (z. B. e-rechn.de, SpikeTime, PDF24).
• Zukunftssicher arbeiten: Digitale Prozesse etablieren – weitere Digitalisierungsschritte folgen.

FAQ