Muss ich als kleines Unternehmen auch E-Rechnungen erstellen?

Ja, die E-Rechnungspflicht gilt ab 2025 für alle Unternehmen im B2B-Bereich, unabhängig von der Größe. Zunächst müssen Sie E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 auch verschicken. Für Rechnungen an Privatpersonen (B2C) gelten andere Regeln.

Kann ich weiterhin PDF-Rechnungen verschicken?

Nur eingeschränkt. Einfache PDF-Rechnungen gelten nicht als E-Rechnung im rechtlichen Sinne. Es gibt Übergangsregelungen bis 2027, aber langfristig müssen B2B-Rechnungen im strukturierten Format erfolgen. ZUGFeRD-Rechnungen sind eine gute Alternative, da sie PDF und XML kombinieren.

Welches Format ist besser: XRechnung oder ZUGFeRD?

Beide Formate sind zulässig. XRechnung ist Pflicht für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Für B2B-Geschäfte ist ZUGFeRD oft praktischer, da es ein lesbares PDF enthält. Die meisten Softwarelösungen unterstützen beide Formate.

Was kostet eine Software zum e-rechnung erstellen?

Es gibt kostenlose Tools für gelegentliche Nutzung und professionelle Lösungen ab etwa 10-15 Euro monatlich. Umfassende Buchhaltungsprogramme mit E-Rechnungsfunktion kosten zwischen 20 und 100 Euro monatlich, abhängig vom Funktionsumfang.

Wie speichere ich E-Rechnungen revisionssicher?

E-Rechnungen müssen nach GoBD-Richtlinien unveränderbar archiviert werden. Professionelle Buchhaltungssoftware erfüllt diese Anforderungen automatisch. Wichtig ist, dass Änderungen protokolliert oder verhindert werden und die Rechnungen über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) abrufbar bleiben.

Muss ich meine bisherigen Rechnungen nachträglich umwandeln?

Nein, bereits ausgestellte Rechnungen müssen nicht nachträglich konvertiert werden. Die Pflicht gilt nur für neue Rechnungen ab den gesetzlich festgelegten Zeitpunkten. Alte Rechnungen archivieren Sie wie bisher nach den geltenden Regeln.

Was passiert, wenn mein Kunde keine E-Rechnungen verarbeiten kann?

Ab 2025 sind alle Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Falls ein Kunde technische Probleme hat, gibt es Übergangsregelungen. Klären Sie solche Fälle individuell und dokumentieren Sie die Vereinbarungen schriftlich.

Brauche ich für E-Rechnungen eine spezielle E-Mail-Adresse?

Nein, Sie können E-Rechnungen über Ihre normale Geschäfts-E-Mail versenden. Manche Unternehmen nutzen aber spezielle Portale oder Netzwerke wie Peppol für den Austausch. Die Versandart ist nicht vorgeschrieben, solange das Format stimmt.

E-Rechnung erstellen für KMU – Praxis, Pflicht & Tools

Was ist eine E-Rechnung? Die elektronische Rechnung Erklärung

Grafik, die den Unterschied zwischen PDF-Rechnung und strukturierter E-Rechnung zeigt

Kurz gesagt: Eine elektronische Rechnung ist keinesfalls nur ein PDF per E‑Mail, sondern eine strukturierte Datei (meist XML), die maschinell gelesen und automatisch verarbeitet werden kann.

Viele Unternehmer verwechseln nach wie vor ein per E‑Mail gesendetes PDF mit einer echten E‑Rechnung. Ein echtes Beispiel aus dem Alltag: Ein Händler war 2024 überrascht, dass seine bisherigen PDF-Rechnungen bald nicht mehr ausreichen würden.

In Deutschland sind die wichtigsten Formate XRechnung und ZUGFeRD. Während XRechnung reine XML-Struktur verwendet, ist ZUGFeRD ein hybrides Format (PDF/A‑3 mit eingebettetem XML), das sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar ist.

E-Rechnung erstellen: Der praktische Ablauf für Ihr Geschäft

Screenshot eines Rechnungs-Workflows in einer Buchhaltungssoftware

Schritt 1: Wählen Sie eine geeignete Software oder Online-Plattform. Für KMU gibt es sowohl kostenlose Tools als auch Lösungen wie Lexware, WISO MeinBüro oder DATEV.

Richten Sie Ihre Firmendaten ein: Adresse, Steuernummer, Bankverbindung. Diese Angaben werden automatisch in jede Rechnung übernommen und sparen später Zeit. Ein häufiger Fehler zu Beginn ist eine falsch eingegebene USt‑IdNr., die dann manuell korrigiert werden muss.

Geben Sie die Rechnungsdaten ein (Empfänger, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Betrag, Steuersatz). Moderne Programme prüfen automatisch Pflichtangaben und erzeugen die strukturierte Datei im gewählten Format (XRechnung oder ZUGFeRD). Versandmöglichkeiten: E‑Mail, Portal oder Netzwerke wie Peppol.

Zum Abschluss: revisionssichere Archivierung nach GoBD. Bei hohem Volumen lohnt sich die ERP‑Integration für maximale Automatisierung.

Die wichtigsten Formate verstehen: XRechnung und ZUGFeRD

Vergleichstabelle XRechnung vs ZUGFeRD mit Vor- und Nachteilen

XRechnung ist der offizielle deutsche Standard, besonders für Rechnungen an Behörden vorgeschrieben. Reine XML-Struktur, optimiert für maschinelle Verarbeitung.

ZUGFeRD kombiniert PDF/A‑3 mit eingebettetem XML. Vorteil: Lesbares PDF plus strukturierte Daten für die automatische Verarbeitung. Besonders praktisch im B2B‑Alltag.

Wichtig: nur strukturierte Formate gelten rechtlich als E‑Rechnung. Ein einfaches PDF genügt nicht, wenn die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden müssen.

Praktische Vorteile der E-Rechnung für Ihren Betrieb

Diagramm zur Zeitersparnis durch Automatisierung im Rechnungswesen

Der größte Nutzen liegt in der Automatisierung: Daten werden automatisch erkannt und verbucht, Tippfehler fallen weg, und die Bearbeitungszeit sinkt deutlich. In einem Fallbericht reduzierte sich die Zeit für Rechnungsbearbeitung um etwa 60%.

Weitere Vorteile: Wegfall von Porto- und Druckkosten, bessere Nachverfolgbarkeit und lückenlose Dokumentation für Prüfungen.

Rechtliche Anforderungen und Pflichtangaben ab 2025

Checklist mit den Pflichtangaben einer E-Rechnung

Pflichtangaben einer E‑Rechnung: vollständiger Name und Anschrift des Leistenden und des Empfängers, Steuernummer oder USt‑IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge/Art der Lieferung, Lieferzeitpunkt, Entgelt, anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag.

Zeitplan: ab 2025 Empfangspflicht für alle Unternehmen im B2B‑Bereich; ab 2027 Versandpflicht. Größe des Unternehmens spielt keine Rolle.

Archivierung: revisionssicher nach GoBD, Aufbewahrungsfrist in der Regel 10 Jahre. Nutzen Sie zertifizierte Software, die diese Anforderungen erfüllt.

Welche Software und Tools sind empfehlenswert?

Icons verschiedener Buchhaltungssoftwares wie DATEV, Lexware, WISO und Cloud-Tools

Für Einsteiger: kostenlose Tools und einfache Online‑Generatoren (z. B. Angebote vom Digitalzentrum Berlin). Für regelmäßiges Rechnungsaufkommen: Programme wie WISO MeinBüro, Lexware oder DATEV.

Bei hohem Volumen: ERP‑Integration für automatische Erkennung, Prüfung und Verbuchung eingehender Rechnungen sowie automatisches Erstellen und Versenden ausgehender Rechnungen.

Häufige Fehler vermeiden und Best Practices

Liste mit typischen Fehlern und Lösungen (z. B. fehlende Rechnungsnummer, falsche Steuernummer)

Typische Fehler: PDF mit E‑Mail verwechseln, fehlende Pflichtangaben, nicht revisionssichere Archivierung. Tipp: Nutzen Sie Software mit Validierung und protokollierter Archivierung.

Praktischer Rat: Testen Sie verschiedene Lösungen in kostenlosen Testphasen, schulen Sie Mitarbeiter und starten Sie frühzeitig mit der Umstellung.

Der Weg zur erfolgreichen Implementierung in Ihrem Unternehmen

Fahrplan zur Einführung von E-Rechnungen im Betrieb (Schritte, Zeitplan, Schulung)

Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme: Anzahl Rechnungen, vorhandene Systeme, Bedarf an ERP‑Integration. Planen Sie Schulungen und eine Übergangsphase, in der beide Systeme parallel laufen.

Kommunizieren Sie die Umstellung an Ihre Kunden und dokumentieren Sie Absprachen, falls ein Empfänger technisch noch nicht vorbereitet ist. Optimieren Sie Prozesse kontinuierlich nach der Einführung.