E-Rechnung für Behörden: Was öffentliche Auftragnehmer jetzt wissen müssen
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Wichtigste Erkenntnisse
- XRechnung ist das Standardformat auf Basis der EN 16931 und Pflicht im öffentlichen Sektor.
- Leitweg-ID identifiziert jede Behörde eindeutig und ist auf jeder Rechnung erforderlich.
- Die Plattformen ZRE (Bund) und OZG-RE (mittelbare Verwaltung) verarbeiten E-Rechnungen zentral.
- PDF per E‑Mail gilt rechtlich nicht als E-Rechnung; es muss ein strukturiertes, maschinenlesbares Format vorliegen.
- Ausnahmen sind eng begrenzt (z. B. Direktaufträge < 1.000 €); digitalisierte Prozesse reduzieren Bearbeitungszeiten deutlich.
Inhaltsverzeichnis
- Warum die E-Rechnung im öffentlichen Sektor Pflicht wurde
- Gesetzliche Fristen und wer betroffen ist
- XRechnung und technische Anforderungen verstehen
- Übermittlungswege: ZRE und OZG-RE erklärt
- Praktische Vorteile für Lieferanten und Behörden
- Umsetzung auf Länder- und Kommunalebene
- Häufige Stolpersteine und wie Sie diese vermeiden
- Wie Sie den Umstieg erfolgreich meistern
- FAQ
Warum die E-Rechnung im öffentlichen Sektor Pflicht wurde
Hintergrund: Die Pflicht zur e-rechnung behörden basiert auf der EU‑Richtlinie 2014/55/EU. Deutschland hat diese Vorgaben durch die E‑Rechnungsverordnung (E‑RechV) umgesetzt und geht teilweise weiter als die Mindestanforderungen der EU.
Wichtig zu verstehen ist: Die Pflicht betrifft nicht nur die Empfangsfähigkeit der Behörden, sondern die verpflichtende elektronische Übermittlung durch Lieferanten. Seit dem 27. November 2020 müssen alle Rechnungen an Bundesbehörden elektronisch eingereicht werden.
Eine normale PDF‑Rechnung per E‑Mail erfüllt die Anforderungen nicht. Es muss ein strukturiertes, maschinenlesbares Format sein.
Gesetzliche Fristen und wer betroffen ist
Die Einführung erfolgte gestaffelt: Oberste Bundesbehörden ab 27.11.2018, nachgeordnete Behörden ab 27.11.2019, und für Lieferanten gilt der Stichtag 27.11.2020. Seitdem dürfen Bundesbehörden in der Regel keine Papierrechnungen mehr annehmen.
Wer ist betroffen? Alle Unternehmen, die Leistungen oder Waren an Bundesbehörden liefern — unabhängig von ihrer Größe. Ausgenommen sind eng begrenzte Fälle wie Direktaufträge < 1.000 € sowie sicherheitsrelevante Beschaffungen und Geheimschutzprojekte.
XRechnung und technische Anforderungen verstehen
XRechnung ist das zentrale Format — eine XML‑Datei basierend auf der europäischen Norm EN 16931. Für Lieferanten bedeutet das: Die Rechnung muss strukturiert und maschinenlesbar sein.
Ein weiteres zentrales Element ist die Leitweg‑ID. Diese eindeutige Kennung identifiziert die empfangende Behörde. Sie finden sie meist im Auftrag oder auf der Behördenwebsite. Ohne korrekte Leitweg‑ID kann die Rechnung nicht zugestellt werden.
Alternativ ist ZUGFeRD 2.x möglich, wenn es EN 16931‑kompatibel ist. ZUGFeRD kombiniert PDF und eingebettetes XML — lesbar für Menschen und maschinenverarbeitbar zugleich. In der Praxis nutzen viele Lieferanten jedoch das reine XRechnung‑Format.
Übermittlungswege: ZRE und OZG-RE erklärt
Die technische Infrastruktur basiert auf zwei zentralen Plattformen: ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform) für die unmittelbare Bundesverwaltung und OZG‑RE für die mittelbare Verwaltung.
Die Übermittlung erfolgt über sichere Webportale oder per E‑Mail an spezielle Adressen; manche Rechnungsprogramme bieten auch direkte Versandfunktionen an. Beide Plattformen prüfen E‑Rechnungen automatisch und geben bei Fehlern sofort Rückmeldung.
Praktische Vorteile für Lieferanten und Behörden
Die digitale Rechnungsstellung reduziert manuellen Aufwand, verkürzt Bearbeitungszeiten und erhöht die Transparenz. Aus Beobachtungen berichten Lieferanten von deutlich kürzeren Zahlungsdauern — teils um mehrere Tage.
Weiterhin: weniger Fehler, klare digitale Rückmeldungen und ein positiver Umweltaspekt durch Wegfall von Papier und Versand.
Umsetzung auf Länder- und Kommunalebene
Die Länder haben unterschiedliche Umsetzungswege gewählt: Einige betreiben eigene Portale, andere nutzen OZG‑RE oder regionale Verbünde. XRechnung bleibt jedoch überall Standard, was die Umstellung für Lieferanten vereinfacht.
Achten Sie auf unterschiedliche Fristen und eventuell abweichende Schwellenwerte bei den Bundesländern und Kommunen.
Häufige Stolpersteine und wie Sie diese vermeiden
Typische Fehler:
- Falsche oder fehlende Leitweg‑ID — immer doppelt prüfen.
- Unvollständige Pflichtangaben in der XRechnung — nutzen Sie Prüfroutinen Ihrer Software.
- Unterschätzung des Einrichtungsaufwands — planen Sie ausreichend Vorlauf und Testläufe ein.
- Fehlerhafte Archivierung — XML‑Daten müssen im Originalformat 10 Jahre lesbar bleiben.
Wie Sie den Umstieg erfolgreich meistern
Vorgehensempfehlung:
- Bestandsaufnahme: Welche Behörden beliefern Sie? Welche Software nutzen Sie?
- Softwarewahl: Moderne Buchhaltungsprogramme unterstützen XRechnung; alternativ gibt es spezialisierte Tools.
- Testen: Nutzen Sie Validierungstools (z. B. KoSIT) und Testumgebungen der Plattformen.
- Automatisierung: Integrieren Sie E‑Rechnung in Ihr ERP, um doppelte Dateneingabe zu vermeiden.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was genau ist eine E-Rechnung für Behörden?
Eine E-Rechnung für Behörden ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (meist XRechnung), die elektronisch übermittelt wird und automatisch verarbeitet werden kann. Eine normale PDF-Rechnung per E‑Mail zählt nicht dazu.
Seit wann ist die E-Rechnung an Behörden Pflicht?
Für Lieferanten des Bundes gilt die Pflicht seit dem 27. November 2020. Bundesländer und Kommunen haben teilweise eigene Fristen festgelegt, die bis 2023 reichten. Behörden mussten schon früher E‑Rechnungen empfangen können.
Welches Format muss ich verwenden?
Das Standardformat ist XRechnung, das auf der europäischen Norm EN 16931 basiert. Alternativ wird auch ZUGFeRD 2.x in kompatibler Ausführung akzeptiert. Das konkrete Format kann je nach Behörde variieren, XRechnung ist aber immer sicher.
Was ist die Leitweg-ID und wo finde ich sie?
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung der empfangenden Behörde, die auf jeder E‑Rechnung angegeben werden muss. Sie finden sie meist im Auftrag, auf der Behördenwebsite oder können sie direkt bei der Behörde erfragen.
Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?
Ja, Direktaufträge unter 1.000 Euro, sicherheitsrelevante Beschaffungen und bestimmte Geheimschutzprojekte sind von der Pflicht ausgenommen. Diese Ausnahmen sind aber eng begrenzt.
Wie übermittle ich die E-Rechnung an eine Behörde?
Je nach Behörde nutzen Sie entweder die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) für Bundesministerien oder die OZG‑RE für mittelbare Verwaltung. Die Übermittlung erfolgt per Upload im Webportal oder per E‑Mail an spezielle Adressen.
Brauche ich spezielle Software für E-Rechnungen?
Ja, Sie benötigen Software, die XRechnungen erstellen kann. Viele moderne Buchhaltungsprogramme bieten diese Funktion bereits. Alternativ gibt es spezialisierte E‑Rechnungs‑Tools oder Online‑Dienste, die den Prozess vereinfachen.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
E‑Rechnungen unterliegen den gleichen Aufbewahrungspflichten wie Papierrechnungen – in der Regel zehn Jahre. Sie müssen im ursprünglichen Format archiviert und jederzeit lesbar sein.
Was passiert, wenn meine E-Rechnung fehlerhaft ist?
Die Plattformen prüfen E‑Rechnungen automatisch bei der Übermittlung. Bei Fehlern erhalten Sie eine sofortige Rückmeldung mit konkreten Hinweisen, was korrigiert werden muss. Die Rechnung wird dann nicht weitergeleitet.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für kleine Aufträge?
Grundsätzlich ja, außer bei den genannten Ausnahmen unter 1.000 Euro Direktauftrag. Für wiederkehrende Lieferungen oder Rahmenverträge gilt die Pflicht unabhängig vom Einzelrechnungsbetrag.
Werden E-Rechnungen schneller bezahlt?
In der Praxis führt die automatisierte Verarbeitung häufig zu kürzeren Bearbeitungszeiten und damit schnelleren Zahlungen. Die rechtlichen Zahlungsfristen ändern sich aber nicht.
Kann ich E-Rechnungen auch an Landesbehörden schicken?
Ja, alle Bundesländer haben mittlerweile E‑Rechnungssysteme etabliert. Die konkreten Plattformen und Verfahren können sich unterscheiden, XRechnung ist aber überall der Standard.